Vorbereitet für die Zukunft

Die Mitarbeiterinnen im Hochschuldezernat für Finanzmanagement Annette Völkel (l.), Ingrid Rojahn (r.), Marita Schöpfel (2.v.r.) sowie Dezernent Udo Synofzik (2.v.l.) testen gemeinsam mit Carsten-Oliver Müller (Mitte) von der Firma „MACH“ das Update der Finanzverwaltungssoftware. Nötig wurde die neue Programmversion, da die Hochschule frühzeitig eine vom Bund geforderte Umstellung in der Digitalisierung des Rechnungswesens berücksichtigen will. Denn laut einer EU-Richtlinie von 2014 müssen alle zentralen öffentlichen Auftraggeber und Vergabestellen in Europa bis Ende 2019 elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten empfangen und verarbeiten können. Das darauf aufbauende E-Rechnungs-Gesetz des Bundes vom April 2017 stellt einen festgelegten Rahmen für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschlands Verwaltungen dar, dem die Hochschule verpflichtet ist. Foto: WH/MV

Die elektronische Rechnung wird schon bald die Papierrechnung ablösen. Dies wurde vom Bund für öffentliche Einrichtungen im April dieses Jahres beschlossen und soll, ausgehend von einer EU-Richtlinie, bis spätestens Ende 2019 umgesetzt sein. Die EU-Richtlinie sah eine Umstellung sogar bis Ende 2018 vor.

(MV) Gut gerüstet für die Vorgaben des vom Bundeskabinett im April verabschiedeten Gesetzes sehen sich Hochschulkanzler Dr. Heiko Geruschkat und Finanzmanagement-Dezernent Udo Synofzik, in deren Verantwortungsbereich die Umstellung auf die neue E-Rechnung für die Hochschulverwaltung liegt. „Mit dem Schritt in Richtung einer erweiterten Digitalisierung des Rechnungswesens implementieren wir eine moderne und nachhaltige neue Plattform in der Hochschule“, beschreibt Geruschkat den ersten Schritt, das Finanzwesen der Westfälischen Hochschule mit einem Update der Softwareschmiede „MACH“ umzustellen. „Mit der Umsetzung der Vorgaben haben wir bereits im Oktober 2016 begonnen, da wir das weitreichende Projekt frühzeitig angehen wollten, ohne davon getrieben zu werden“, so Geruschkat weiter.

Bisher wurde immer ein Teil der Aufgaben auf den jeweils einzelnen Rechnern der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bearbeitet: „Mit dem Update im ersten Schritt wird die Voraussetzung geschaffen, die Software für die E-Rechnung vorzubereiten“, beschreibt Udo Synofzik einen wesentlichen Bestandteil des neuen Konzepts. „Im zweiten Schritt wird zeitnah ein neues Modul eingespielt, das dann die elektronische Rechnungsverarbeitung sicherstellt. Alles läuft server- und webbasiert. Das bedeutet zugleich, dass alle eingebundenen Nutzerinnen und Nutzer des Systems auf ihren Arbeitsbereich abgestimmte Zugriffsrechte bekommen. Für die Einführung der zweiten Projektphase ist am 29. September eine Kick-off-Veranstaltung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Organisationseinheiten der Hochschule geplant“, erläutert Synofzik die Herausforderungen. „Zudem müssen wir die alten Datenbestände integrieren. Bis alles rund läuft, wird es wohl noch etwas dauern, aber wir sind auf einem guten Weg. Auch, weil wir eben sehr früh angefangen haben.“

Mit dem neuen Modul können dann beispielsweise Rechnungsfreigaben auf dem digitalen Weg gegenüber dem internen Postweg bestätigt werden. Dadurch kann ein oft angebotenes Skonto – ein Rabatt des Zulieferers, wenn zügig bezahlt wird – geltend gemacht werden. Dies ist bisher teilweise ein Problem, da die Rechnungen zur Freigabe an die Bestellerin oder den Besteller über die Hauspost verschickt werden und der Rücklauf noch länger dauert, wenn der Weg zu den Abteilungen nach Bocholt oder Recklinghausen dazwischen liegt. Auf diese Weise entgingen der Hochschule durch den Transportweg mögliche Skontobeträge, so Synofzik.

Da auch Unternehmen bald verpflichtet sind, die Rechnungen in ein neues digitales Standardformat zu bringen, wird es zu einem deutlichen Rückgang im Postversand kommen. Das Bundesinnen- und das Bundeswirtschaftsministerium haben gemeinsam mit dem Branchenverband Bitkom dafür ein einheitliches Rechnungsformat entwickelt. Mit der Umstellung auf das digitale Rechnungswesen bildet die Westfälische Hochschule diese Vorgabe ab. Unternehmen, die sich bei ihrer Rechnungstellung an die Westfälische Hochschule diesem einheitlichem Rechnungsformat anschließen wollen, können unter www.ferd-net.de weitere Informationen und das elektronische Vorlagenformat abrufen.