Mit CamP durchs Studium

Das Camp-Team aus (v.l.n.r.) Paul Rutkowski, Susanne Steinke, Sabine Reinhardt, Peter Volk, Rita Kister und Matthäus Fiutak freut sich, dass das erste Modul des neuen Campusmanagementsystems fertig ist. Das Modul „APP“ macht es leichter, sich um einen Studienplatz zu bewerben. Das „und mehr“ bezieht sich darauf, dass weitere Module folgen werden. Foto: WH/BL

Die von der Westfälischen Hochschule in der Studierenden- und Prüfungsverwaltung eingesetzte Software „HIS GX“ und die dazugehörigen Webschnittstellen sind bereits relativ alt und technisch in die Jahre gekommen. Die aus verschiedenen Modulen zusammengesetzte Software erfüllt die heutigen Anforderungen nicht mehr. Zusätzlich wird das Produkt mittelfristig vom HIS (Hochschulinformationssystem: Softwarehaus der Hochschulen, als Genossenschaft in deren unmittelbarer Trägerschaft) nicht mehr unterstützt, Weiterentwicklungen werden schon jetzt nicht mehr durchgeführt. Das Präsidium der Westfälischen Hochschule hat sich daher entschlossen, ein neues integriertes Campusmanagementsystem mit der Software „HISinOne“ zu verwirklichen. Projektname: „CamP“. Das erste Camp-Modul, genannt APP für „Application“ gleich Bewerbung, ist im vergangenen Jahr zum ersten Mal für Studiengangsbewerber geöffnet gewesen.

(BL) Das deutschsprachige System hat sich bewährt. Projektleiter Klaus Hildebrandt: „Der erste Bewerberjahrgang ist jetzt durch und wir hatten keine Probleme mit dem neuen System. Alles lief gut.“ Zwar war die Bewerbung um einen Studienplatz auch vorher schon online möglich, jetzt ist es für die Bewerber aber bequemer und flexibler geworden. „Beispielsweise wenn bei der Online-Bewerbung auffällt, dass noch Bewerberdaten fehlen, kann der Bewerber sein Bewerbungsprofil selbstständig ändern oder sich mit seinem vorhandenen Profil bei mehreren Studiengängen bewerben“, erläutert Hildebrandt, „Statusänderungen der Bewerbung werden von dem neuen System automatisch per E-Mail verschickt.“

Zugleich ist das neue Modul „APP“ an das dialogorientierte Serviceverfahren für NC-Studiengänge angeschlossen, das dazu dient, alle Studienplätze aller angeschlossenen Hochschulen bestmöglich zu verteilen und keinen Studienplatz unbesetzt zu lassen. „Auch dieser Anschluss hat sehr gut funktioniert“, so das Fazit von Klaus Hildebrandt nach dem ersten Durchgang.
Die Applikation ist jeweils zur Bewerbungsphase um Erstsemesterstudienplätze von Mai bis etwa Ende September freigeschaltet. Nahezu 8.000 Bewerbungen sind in der letzten Bewerbungsphase darüber gelaufen, ein Beweis dafür, wie wichtig es ist, dass hier alles reibungslos läuft: für die Bewerber vor allem, aber auch für die Hochschulverwaltung, denn jedes Problem auf der Bewerberseite erzeugt Beratungsbedarf durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Studienberatung und Studierendensekretariat.

Nachdem APP erfolgreich gestartet ist, folgen nach und nach weitere Module des Campusmanagements: Zunächst das Studierenden-Management mit Online-Rückmeldung, Gebührenverwaltung, Adressverwaltung und -aktualisierung sowie für Studienbescheinigungen aller Art. In der funktional richtigen Reihenfolge krönt danach das Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement das Campusmanagementsystem. Wenn auch das läuft, sind alle Verwaltungsvorgänge rund ums Studium digital von überall her und zeitlich individuell möglich. „Das wird aber noch einmal eine umfangreiche Aufgabe“, so Hildebrandt, „denn dazu müssen alle Fachbereiche an allen Standorten und mit allen Prüfungsämtern in die Software-Installation und -Benutzung eingebunden werden.“ Bis es so weit ist, werden das alte Verwaltungssystem und das neue parallel fortgeführt, bis schlussendlich „CamP“ übernimmt.