Papierlose Rechnung kommt

Ob die Einführung der E-Rechnung auch einen signifikanten Rückgang des Papierkonsums zur Folge hat und der aufgelaufene Aktenberg der Vergangenheit angehört, wird die Zeit zeigen. Sicher ist, dass Karina Rauch (l.), Mitarbeiterin im Hochschuldezernat Finanzmanagement, und Dezernent Udo Synofzik (r.) bald Schulungen für alle Hochschulmitarbeiterinnen und -mitarbeiter anbieten und durchführen, damit sie zeitnah den Umgang mit dem neuen System lernen und Rechnungen nur noch digital freigegeben werden. Foto: WH/MV

Bald ist es soweit: Noch läuft die Pilotphase und das Verfahren wartet abschließend auf seine Zertifizierung. Aber danach heißt es für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Westfälischen Hochschule: Papierrechnung ade – willkommen elektronische Rechnung.

(MV) Genau zwei Jahre ist es nun her, dass in der Trikon-Ausgabe 2017/5 über die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) an der Westfälischen Hochschule berichtet wurde. Im Januar dieses Jahres nun startete die Pilotphase. „Mit dem Ergebnis der Umsetzung bin ich bisher sehr zufrieden“, berichtet Hochschulkanzler Dr. Heiko Geruschkat, „insgesamt lagen wir richtig damit, frühzeitig mit dem Digitalisierungsprozess zu beginnen. Denn bis alles reibungslos und rund laufen wird, werden noch einige Monate ins Land gehen.“ Das dafür notwendige Update der Finanzverwaltungssoftware war der erste Schritt, um dieses Verfahren umsetzen und vorbereiten zu können. Ob die Berge von Papierakten bald der Vergangenheit angehören und sich die Zahl der Ausdrucke deutlich verringert, wird die Zukunft zeigen müssen. „Bereits jetzt haben wir ein Aufkommen von rund 300 E-Rechnungen im Monat – Tendenz steigend“, berichtet Finanzdezernent Udo Synofzik. „Noch in Papierform eingehende Rechnungen werden künftig eingescannt und somit ebenfalls im System digitalisiert“, ergänzt Synofzik. Dabei sind zertifizierte Rechnungen im PDF-Format momentan noch druckfähig. Dies soll sich ebenfalls ändern, sodass E-Rechnungen in den kommenden Jahren nur noch „maschinenlesbar“ werden und sich ausschließlich auf Bildschirmen anschauen lassen.

Seinen Ursprung hat die Systemumstellung in einer EU-Richtlinie. Damit der Digitalisierungsprozess auch rechtskräftig in die Arbeitsabläufe der Verwaltung eingebunden wird, gibt es die sogenannten „GoBD“. Die ausgeschriebene Langfassung bedeutet: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Udo Synofzik: „Ziel des Ganzen ist eine besserer ‚Workflow‘ bei der Rechnungsbearbeitung, Freigabe sowie Aufbewahrung. Schon jetzt generieren wir schnellere Durchläufe und Bearbeitungs- und Zugriffszeiten. Dies ist gerade im Hinblick auf die auseinanderliegenden Hochschulstandorte ein großer Zeitvorteil.“

Der erste Schritt zur Umsetzung wurde bereits gemeinsam mit Wirtschaftsprüfern abgestimmt, getestet sowie die Ablaufprozesse entwickelt. Dies schreiben auch die GoBD vor, um die Prozesse lückenlos zu dokumentieren. Im zweiten Schritt, der derzeitigen Pilotphase, schauen sich die Prüfer den laufenden Prozess an, der dann abschließend noch zertifiziert werden muss.

Schon gab es erste Schulungen für einige Hochschulmitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Jeder, der zeichnungsberechtigt ist – der Rechnungen freigeben darf –, wird dies zukünftig ausschließlich mit der Finanzverwaltungssoftware machen müssen. „Dafür gibt es nun schrittweise Schulungsangebote für die entsprechenden Hochschulangehörigen“, erläutert Karina Rauch, Mitarbeiterin im Finanzdezernat, die den Einstieg in die E-Rechnungs-Software gemeinsam mit Udo Synofzik vermitteln wird.